Perte d'effectif, souplesse d'organisation, optimisation des coûts, professionnalisation d'une activité sont autant de raison de centraliser, voire d'externaliser une partie de son activité. Ou même de commencer à centraliser, pour, quelques années plus tard, externaliser.

Dans le domaine documentaire, c'est très souvent le cas ! Le traitement du tout venant : courrier, mail, web nécessite des opérations à "faible" valeur ajoutée pour qualifier l'information, l'interpréter et l'orienter vers les acteurs en charge des traitements métiers. Sur ces différents traitements, il existe encore une diversité de services qui peuvent être nécessaires à votre entreprise : complétude des informations, certification des informations, saisies dans des applicatifs métiers, ...

Les communications sortantes, en particulier, les communications de masse, sont aussi particulièrement adaptées à une centralisation ou à une externalisation.

Une externalisation peut prendre différentes formes : on externalise tout, on garde la plateforme technique et on sous-traite à du personnel externe l'exploitation courante dans ses propres locaux, ou dans les locaux du prestataire, ... 

Toutefois, rien n'est magique, et la centralisation et/ou l'externalisation de tout ou partie d'une activité nécessite des engagements de service très forts, et surtout un pilotage de la centralisation ou de l'externalisation. N'oublions pas que le tout venant en entrée de l'entreprise doit être traité à J, et que toute défaillance du mode centralisé ou externalisé peut conduire, en cascade, au non respect des engagements de service de votre propre entreprise !

Une centralisation et/ou externalisation doit donc tout d'abord être bien réfléchie, bien définie, bien mesurée et mise totalement sous contrôle.